Cómo mejorar la eficiencia de una empresa: 5 puntos clave
En este artículo te voy a enseñar cómo mejorar la eficiencia de una empresa y que logres trabajar PARA tu negocio y no solo EN tu negocio.
A muchos nos pasa que tenemos una empresa o negocio rentable pero aún no funciona sin nosotros. Tenemos el control del negocio, hemos generado una entrada constante de dinero pero todavía necesitamos estar en la operativa constantemente para que la empresa siga el buen camino.
El camino recorrido para llegar a este punto ha sido largo y requerido de mucho esfuerzo pero por fin nuestra empresa ya es rentable y nos genera beneficios. El siguiente paso mejorar la eficiencia del negocio y para conseguirlo debes lograr más con menos Aquí es donde le prestamos atención a los SISTEMAS. Debemos optimizar el tiempo es decir, trabajar más, con menos.
Es importante que los sistemas estén implementados ANTES de nuevas contrataciones aunque el equipo actual, si es que tenemos uno, esté abrumado por la carga de trabajo.
Eficiencia operativa de una empresa
«Al lograr tener la gente adecuada, en el lugar adecuado, con el plan adecuado, tu negocio dependiente de la gente, se trasladará a uno dependiendo de los sistemas»
Aunque soy consciente de que esto no es fácil de conseguir, te voy a explicar cómo mejorar la eficiencia en una empresa para conseguir un negocio rentable que funcione sin ti.
Crea un organigrama
Desarrolla un organigrama por funciones en tu empresa. Define todas las posiciones del negocio aunque no se vayan a ocupar por el momento.
Coloca en cada posición una descripción de las tareas que se deben hacer aunque por el momento una persona tenga que ocupar varias funciones simultáneamente.
La descripción de puestos debe ser de todas las posiciones incluidas las que no existen. Algunas personas podrían estar trabajando en más de una posición simultáneamente, así que su contrato posicional puede tener dos o más descripciones de puestos. Es fundamental definir los papeles y qué es lo que hay que hacer para alcanzar los objetivos.
Establece planes de contingencia
Una vez establecido el organigrama de la empresa, su estructura, hay que establecer un plan de contingencia para los puestos críticos.
¿Qué pasa si una persona enferma durante 3 o más semanas? ¿Hay alguien que la pueda cubrir si sus actividades son críticas? ¿Puede el empresario ausentarse 4 semanas de vacaciones o por un viaje de trabajo sin que se altere el ritmo de actividades de la empresa?
Productividad y formación
El siguiente asunto a tratar es la administración del tiempo. El personal puede fácilmente duplicar su productividad con una pequeña contribución en aprendizaje de cómo debe organizar su tiempo. Este es un recurso escaso y no renovable. Un modesto esfuerzo en capacitación, aumentará la
producción individual enormemente, lo cual tendrá beneficios positivos para cada uno en la organización.
Desarrolla los KPI’s
El siguiente asunto consiste en desarrollar los KPI’s o ICD (Indicadores Clave de Desempeño). Todo el mundo debe saber cómo se va a medir su rendimiento. Esto debe estar reflejado en las descripciones de los puestos y sus ocupantes deben ser informados. El conocimiento de lo que se espera de ellos es imprescindible.
Actualiza la tecnología
La tecnología en si misma, no es la solución, pero su uso adecuado es una necesidad que acelera los sistemas y procedimientos administrativos y operativos. Tienes que darle una mirada, una vez más, a todos los sistemas y procedimientos ya creados. Te sorprenderás siempre porque te darás cuenta de la cantidad de sistemas de productividad que se van generando.
Lo que hoy es puntero en tecnología y, no lo olvides, en rendimiento, la semana que viene puede quedar ya obsoleto debido a la velocidad con la que aparecen nuevas opciones.
Aplicando estas 5 claves sobre cómo mejorar la eficiencia de una empresa podrás seguir tu camino para lograr una empresa rentable que funcione sin ti.
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Soy Anselmo Montero
COACH EMPRESARIAL Y DE NEGOCIOS
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